Een aantal keren per jaar komen de vrijwilligers samen om de huidige status te bespreken en afspraken te maken over de volgende activiteiten. Tevens wordt dan bepaald wat er per activiteit wordt aangepakt.
Hier komen ook zaken aan de orde als samenwerken met sponsoren, gemeente en andere belanghebbenden. En er wordt een overzicht van de financiële situatie gegeven.
